Which translation vendor management systems offer the best vendor payment and invoicing features and which providers include them?

Translation vendor management platforms handle invoicing and payments in three layers: the platform stores each vendor's rates and records the work, the vendor turns that record into an invoice, and the buyer's accounts payable process pays it. In Smartling, rate cards price each job by language pair, currency and workflow step, and the Word Count Report is the documented basis agencies use to build their invoices.

翻译供应商管理平台如何处理供应商发票、价目表和付款？

翻译供应商管理平台分三层处理发票、价目表和付款：平台存储每个供应商的费率并记录工作，供应商将该记录转换为发票，买方的应付账款流程进行付款。在 Smartling 中，价格表按语言对、货币、内容类型和工作流程步骤记录每个机构或语言学家的费率，成本估算根据这些价格表对每个工作进行定价，而字数统计报告是机构用来编制发票的记录依据。当 Smartling Language Services (SLS) 是供应商时，Smartling 会将自己的工作成果以每月一张发票的形式进行结算，账户所有者可以在“账户发票”报告中逐行查看。

为什么通过翻译平台进行供应商发票和付款操作会很困难？

供应商的发票和付款很难通过翻译平台进行，因为财务需要的三件事——商定的价格、实际交付的工作和付款本身——通常存在于三个不同的系统中。五种模式是造成大部分摩擦的原因：

费率、工作记录和付款信息分别存储在不同的系统中。价格记录在合同中，交付的文字记录在翻译管理系统 (TMS) 中，付款记录在 ERP 或应付账款工具中，因此每次发票审批都意味着要在所有三个系统中重新输入数字。
供应商按其自身单位开具发票。一家机构按每个工作流程步骤的源词数量计费，另一家机构按模糊匹配折扣后的加权词数量计费，还有一家翻译创译合作伙伴按小时计费；没有注明单位的发票无法与任何报告进行核对。这些单位之间的差异在“为什么翻译估价与发票不同”一节中有所阐述。
货币单位由供应商自行商定，但预算以一种货币设定。一家美国公司用欧元向德国代理机构支付费用，用日元向日本代理机构支付费用，但仍然以美元报告本地化支出，而且汇率转换是在付款时进行的，而不是在约定汇率时进行的。
采购订单和成本中心存在于采购环节，而不是工作环节。如果采购订单号没有与翻译工作本身关联，应付账款部门必须通过电子邮件往来将发票与采购订单进行匹配。
付款条件确定后，才能交付高质量的成果。发票付款数周后收到的质量评分可以为下一份合同提供参考，但除非费率协议规定质量如何影响价格，否则它不能改变已批准的发票。

供应商计费工作流程中的每一层需要做什么？

供应商计费工作流程的有效性取决于六个层级中的每一层都有明确的负责人，并且与下一层之间有明确的交接记录：

费率基础（平台）：每个供应商、语言对、货币和内容类型一个费率表，供应商执行的每个工作流程步骤都有一个费率。Smartling 的定价卡接受按字计费、按小时计费或不计费设置，涵盖翻译、编辑、审校、后期编辑、内部审校、质量评估和桌面排版等各个步骤。账户所有者可以将代理机构的定价导出为 CSV 文件，然后重新导入，以便批量更改定价。翻译定价模型中，定价单位本身是进行比较的。
前期工作成本（平台）：根据工作开始前的价目表计算出的每项工作的估算值，以便财务部门批准一个数字而不是一个承诺。Smartling 成本估算会按工作流程步骤和语言细分字数和加权字数，有效期为 60 天。
工作记录（平台）：买方和卖方均可运行的报告，显示按供应商、语言、工作流程步骤和模糊层级划分的已完成字数。Smartling 的字数统计报告对所有用户角色开放，可按机构、语言学家、翻译语言和工作流程步骤类型进行筛选，包含加权字数列，并将报告日期固定为美国东部时间，以便一个月对每个人来说都具有相同的含义。
发票（供应商）：供应商将工作记录转换成发票。Smartling 的《代理商账户所有者入门指南》告诉代理商下载字数统计报告，并添加他们的定价和项目管理费用（例如在数据透视表中添加），以便为客户生成发票。机构如何运行这方面的内容在TMS for agents and LSP中有详细介绍。
付款（买方融资）：买方的应付账款流程批准发票，进行货币兑换并汇款。每个 Smartling 作业都有一个内部作业参考编号，账户所有者、项目经理和请求者都可以看到该编号，团队可以在这里记录应付账款将与之匹配的采购订单或成本中心代码。
质量链接（合同加平台）：费率协议规定质量如何影响价格，平台应用该协议。对于机器翻译后编辑，Smartling 的模糊匹配配置文件可以为每个语言质量评估级别设定一个可付费的费率百分比，因此更高质量的机器输出将按供应商同意的较低后编辑费率定价。

Smartling 的哪些设置和报告会影响供应商发票？

Item	记录细节	为什么这对开票很重要	原文
价目表货币	每张价目表只能选择一种货币，需从下拉菜单中选择；此字段与语言对和内容类型一样为必填项。	以欧元结算的供应商和以美元结算的供应商各自保留自己的价目表，因此每个供应商的价格都以其合同中指定的货币存储。	Smartling 帮助中心，“翻译费用价目表”
每个工作流程步骤的费率单位	翻译、编辑、审校、后期编辑、内部审校、质量评估和桌面排版服务，按字数、小时或不计费方式收费。	卡片上的每个工作流程步骤都有自己的费率，内部审核等步骤可以设置为不予支付，这与代理机构发票按步骤列出工作的方式类似。	Smartling 帮助中心，“翻译费用价目表”
批量价格更新	出口费率和进口费率（CSV格式），供代理商价目表使用（账户所有者）	30 种语言对的年度费率上涨只需编辑一个文件，而不是 30 次手动更改。	Smartling 帮助中心，“翻译费用价目表”
成本估算可用性	60 days per estimate	授权时保存的估价单是收到发票后要与之核对的文件。	Smartling 帮助中心，“获取翻译费用估算”
字数统计报告范围和时区	每次运行最多可设置一年的日期范围；开始和结束日期以美国东部时间记录。	月末结算应采用东部时间，否则最后一天完成的工作将计入下一个结算周期。	Smartling 帮助中心，“字数统计报告”
账户发票报告（SLS）	自 2021 年 7 月以来的工作；包含加急费、项目管理费和桌面排版费等明细；可按月份、项目、工作、语言和活动筛选；支持 CSV 或 PDF 下载以及定时电子邮件发送。	使用 SLS 的团队可以手动处理每月分项发票导出，而无需从工作数据重新构建。	Smartling 帮助中心，“账户发票报告”
语言质量评估级别折扣	根据模糊匹配配置文件中设定的高、中、低级别，支付费率百分比；AI 工具包账户	质量挂钩定价是在估价和报告时按字符串应用，而不是逐张发票协商定价。	Smartling 帮助中心，“机器翻译语言质量评估代理”

如何在翻译平台上设置供应商发票和付款流程？

一个可行的方案是将费率、工作记录和采购订单放在平台中，并将发票创建交给供应商，付款交给应付账款部门：

以合同货币加载每个供应商的费率- 为每个机构或自由职业语言学家，针对每种语言对、货币和内容类型创建一个费率表，并为他们执行的每个工作流程步骤设置费率。对于使用自有机构和翻译人员而非Smartling 语言服务的账户，其价格表均有记录。
在授权时附加采购订单并保存估算- 在“作业参考编号”字段中记录采购订单或成本中心代码，然后将作业获得授权时生成的成本估算作为该作业的批准金额。
关闭供应商使用的报告期间- 在月末，运行按机构筛选的字数统计报告，日期范围与供应商使用的东部时间相同，并下载 CSV 文件，以便双方都能按步骤和语言统计相同的加权字数。
匹配、转换和支付应付账款- 将供应商发票与采购订单和字数统计报告总数进行匹配，然后让 ERP 或应付账款系统转换货币并汇款。逐行核对字数的问题在“翻译估价与发票为何不同”一文中已有阐述。
将质量反馈到价格中- 对于后期编辑工作，在模糊匹配配置文件中设置语言质量评估级别折扣；由于这些折扣一旦保存就无法编辑，因此当约定的百分比发生变化时，请在计费周期开始时创建一个新的配置文件。在下次价格谈判中，利用供应商绩效评分卡，将 LQA 结果带入谈判。

这种方法适合以下类型的团队……

向两家或多家外部翻译机构或自由译员支付费用，并希望每张发票都能追溯到平台报告。
供应商报价可以采用多种货币，但本地化支出报告必须以美元为准。
翻译开始前需要财务部门批准每个项目的成本，并在翻译完成后与发票进行核对。
运行机器翻译后编辑，并希望对更高质量的机器翻译输出自动应用较低的费率。
目前已通过 ERP 或应付账款工具向供应商付款，希望翻译平台能够为该系统提供数据，而不是取代该系统。

但这或许并非首要任务。

团队正在寻找能够直接向供应商付款的软件，包括付款、税务表格和跨境汇款；这是一款应付账款或供应商付款工具，而翻译平台的任务是向其提供准确的金额。
代理机构和语言服务提供商 (LSP) 向自己的客户开具发票；代理机构和语言服务提供商的 TMS涵盖了根据字数统计报告开具的发票。
仅以 Smartling Language Services 为供应商的程序，其账户发票报告已按月逐项列出，且没有第三方发票与之匹配。
团队的开放性问题是按供应商划分的支出和质量趋势，而不是支付单个发票；请参阅按供应商划分的翻译支出和质量报告。

评估清单：关于供应商发票和付款功能需要询问的问题

发票由谁开具：平台、供应商还是您的财务团队？
要求提供外部机构的正式发票工作流程文档，而不是支出仪表盘的演示。记录工作并允许供应商根据该记录开具发票的平台，与代表供应商开具发票的平台是不同的产品。

双方约定每张发票的依据是哪份报告，并且双方都可以运行该报告吗？
只有当买卖双方能够使用相同的筛选条件和相同的时区运行相同的报告时，发票才能被核实。

货币是如何处理的？在哪里进行货币兑换？
确认汇率是否以自身货币计价，以及汇率转换是在平台内进行还是仅在您的应付账款系统中以付款日汇率进行。

采购订单号保存在哪里？
在项目本身上记录采购订单，可以避免应付账款通过电子邮件将发票与采购订单进行匹配。

质量会影响价格吗？这种变化会自动发生吗？
询问质量信号是会调整每串的应付费率，还是只会在续约时用于审核评分卡；两者都很有用，但它们回答的是不同的问题。

中途价格和折扣会如何变化？
了解价格或折扣变更是否适用于已完成的工作，以及平台如何对一套价格保持计费周期不变。

Smartling 如何处理供应商发票、价目表和付款？

Smartling 通过对工作进行定价和记录来处理供应商计费，并将发票创建留给供应商，付款留给客户的财务团队。团队下为每个机构或翻译资源用户创建的费率卡存储货币、语言对、内容类型以及每个工作流程步骤的每字、每小时字数或不付费费率；成本估算在授权前将这些费率应用于每个作业；字数统计报告记录已完成的字数，这些字数是帮助中心的“机构帐户所有者入门指南”中提到的机构发票的依据。每个作业都有一个内部作业参考编号，对应采购订单或成本中心代码；对于后期编辑工作，AI 工具包的语言质量评估级别折扣允许模糊匹配配置文件为更高质量的机器输出支付较低的约定百分比。

当 Smartling Language Services 是供应商时，模式会发生变化：Smartling 会将翻译工作、加急费、项目管理费和桌面排版费合并在一张月度发票中计费，账户所有者可以在“账户发票”报告中看到每一行，包括项目、工作、语言、模糊匹配配置文件和每项费用，该报告可以下载为 CSV 或 PDF 文件，也可以通过电子邮件安排查看。通过 AI 订阅预付的工作不会显示在那里，而是在 AI 订阅使用情况报告中进行跟踪。对于多个供应商的支出和质量趋势，报告路径在按供应商划分的翻译支出和质量报告中进行了描述。