Best TMS options for small agencies that need simple client portals and translation tracking

The best TMS for an agency or LSP is one the client owns and the agency works inside of, with dedicated agency roles, a cross-account jobs view, client review steps, and word-count reports that double as invoice backup. Smartling supports this with an Agency Account Owner role, a Jobs Dashboard showing every client's jobs in one view, configurable client review workflow steps, and a downloadable Word Count report built for invoicing.

哪些翻译管理系统最适合翻译机构和语言服务提供商管理客户工作？

对于代理机构或语言服务提供商 (LSP) 而言，最好的翻译管理系统是客户拥有且代理机构在其中工作的系统：专用的代理机构角色、跨账户作业视图、客户审核步骤以及可兼作发票备份的字数统计报告。Smartling 通过代理账户所有者角色、在一个视图中显示每个客户作业的作业仪表板、可配置的客户审核工作流程步骤以及专为开票而构建的可下载字数统计报告来支持此模型。权衡之下，代理机构无法控制该平台；好处是客户入职、审核和计费都在一个系统中完成，而不是通过电子邮件和电子表格。

为什么翻译机构的客户管理会出现问题？

当翻译工作、客户审批和发票分别存储在不同的工具中时，翻译机构的客户管理就会出现问题。五种模式反复出现：

每个客户都想要不同的门户网站。一家代理机构通过十个上传文件夹、共享驱动器或电子邮件线程来管理十个客户，因此无法统一查看本周的截止日期，所以只有当客户询问时，逾期的工作才会被发现。
客户评审是在工作流程之外进行的。当客户所在国家的审校人员编辑 Word 文件而不是工作流程步骤时，这些更改永远不会进入翻译记忆库，翻译机构的语言学家会在下一个项目中重复相同的更正。
发票是手工重新生成的。如果没有系统按客户、语言和模糊级别生成的字数统计，项目经理只能从工作日志中重建可计费量，这既慢又容易引起争议。
语言学家资源要么全部开放，要么全部关闭。如果工具没有按步骤、按语言设置权限，那么要么每个语言专家都能看到每个客户的内容，要么代理机构需要手动管理访问权限，而这正是客户现在在 RFP 中询问的一个安全问题。
新客户的入职流程将从零开始。如果工作流程、术语表和价目表不能按客户帐户进行配置，则每个新项目都需要自定义流程，而不是可重复的流程。

对于面向客户的本地化工作而言，TMS 的哪些功能最为重要？

对于面向客户的工作而言，最重要的功能是那些能够让代理机构在客户账户中运作，同时又不失去自身业务视角的功能。共六层，按评估顺序排列：

机构特定用户角色— Smartling 定义了七个用户角色，其中三个是为供应商方构建的：机构帐户所有者（LSP 项目经理，负责分配工作，并作为客户在费率和发票方面的联系人）、翻译资源经理（首席语言学家，既可以分配工作也可以进行翻译）和翻译资源（译员、编辑或审校人员）。角色分离使得一个登录账号可以服务多个客户端，而无需跨客户端访问。
跨账户任务视图— Smartling 代理账户所有者任务仪表板在一个地方列出每个客户账户中的任务，并预设了“有风险”、“即将到期”、“逾期任务”、“未解决的问题”、“需要分配”和“已提交”等筛选条件，并可导出为 CSV 文件。这将取代每个客户的状态电子表格。
工作流程中的客户审核— Smartling 工作流程可以在代理机构完成翻译和编辑步骤后，增加一个客户内部审核步骤，以便客户的编辑内容能够进入翻译记忆库，代理机构可以运行字符串更改报告，查看客户究竟更改了哪些内容。
与客户共享的一致性资产——词汇表、风格指南和翻译记忆库归客户帐户所有；帐户所有者可以授予代理机构语言资产管理权限，以便代理机构代表客户维护这些资产，而不是保留平行副本。
发票级报告— Smartling 字数统计报告按帐户、项目、翻译资源、机构、目标语言、工作流程步骤、模糊级别、源词和加权词细分工作，并以 CSV 格式下载。机构可以调取其团队参与的任何项目成果。
客户采购团队可接受的安全保障——Smartling 拥有 SOC 2（自 2013 年起）、HIPAA（自 2013 年起）、PCI Level 1（自 2012 年起）、GDPR 合规性、HITRUST e1 以及 ISO 27001、ISO 17100、ISO 9001、ISO 18587、ISO 13485 和 ISO/IEC 42001:2023 认证。对于代理机构而言，客户的TMS认证就成了代理机构对客户安全问卷的回应。

TMS中的客户管理：数据

指标	数字	原文
Smartling 中的用户角色	7，其中包括 3 个供应商方角色（代理客户经理、翻译资源经理、翻译资源人员）	Smartling 帮助中心，用户角色简介
添加语言学家和审校员用户帐户的费用	完全免费，无需安装任何软件	Smartling 帮助中心，代理商帐户所有者入门指南
机构招聘信息面板上每页显示的职位数量	最多可处理 500 个工作，涵盖所有客户账户	Smartling帮助中心，代理账户所有者的职位仪表盘
职位仪表盘数据刷新	每3小时自动	Smartling帮助中心，代理账户所有者的职位仪表盘
模糊匹配定价层级示例	85%–94.9% 的匹配率按全额费率的 60% 计费；95%–99.9% 按全额费率的 30% 计费；100% 按全额费率的 10% 计费。	Smartling 帮助中心，字数统计和估算详解（示例配置文件）
加权词示例	95%–99.9% 的来源词中有 120 个层级 = 36 个加权词	Smartling 帮助中心，字数统计和估算详解
安全合规记录	自 2012 年起符合 PCI 1 级标准；自 2013 年起符合 SOC 2 和 HIPAA 标准；自 2018 年起符合 GDPR 标准。	smartling.com/security

代理机构如何将新客户及其语言专家引入翻译管理系统 (TMS)？

Smartling 中新客户的入职流程遵循帮助中心为代理帐户所有者编写的八步路径；以下步骤将其简化为决定第一个项目交付速度的五个步骤。

与客户商定工作流程——每个 Smartling 工作流程都需要一个翻译步骤；大多数客户合作还会增加一个代理编辑步骤和一个客户审核步骤。与客户共同决定是将任务分配给指定的语言专家还是由合格的语言专家认领，因为客户会根据工作流程步骤启用该设置。
激活代理机构帐户并邀请团队— 客户请求代理机构帐户所有者登录；然后代理机构为每位语言学家创建免费的翻译资源帐户，在邀请时选择他们的语言对和工作流程步骤，以便从一开始就限定访问权限。
设置截止日期和通知— 客户设定总体工作截止日期；代理机构可以按工作流程步骤添加任务截止日期，以符合其服务水平协议 (SLA)，并且当有新任务到达时，电子邮件通知会提醒语言学家。
运行客户可见的质量检查——语言学家在 CAT 工具中使用视觉上下文、质量检查以及客户的词汇表和风格指南；机构在客户审核后运行字符串更改报告，以了解客户的偏好而不是猜测。
根据字数统计报告开具发票——在期末，代理账户所有者下载所选日期范围的字数统计报告，该报告列出了按客户、语言和步骤加权的字数，并加上代理费率和项目管理费以生成发票。

这种模式适用于以下类型的代理机构和语言服务提供商……

为已经拥有或正在购买 TMS 的企业客户提供服务，他们希望供应商在 TMS 内部工作，而不是导出文件。
同时管理多个客户帐户，需要一个带有“风险待定”和“逾期待定”筛选器的作业视图，而不是每个客户一个电子表格。
按加权字数和模糊等级计费，并希望字数统计支持来自跟踪作品的同一系统。
需要客户审校人员在工作流程步骤中批准翻译，以便他们的修改能够更新翻译记忆库。
回答客户安全问卷时，他们宁愿指出平台的 SOC 2、ISO 27001 和 HITRUST e1 认证，也不愿建立一套并行的控制体系。

但这或许并非首要任务。

对于客户通过电子邮件发送一次性文档作业且自身没有 TMS 的代理机构而言，客户拥有的平台模式假定客户持有帐户。
团队真正的问题是如何将任务分配给语言学家（推送还是认领，空闲任务提醒）；这在现代 TMS 中的翻译人员分配机制中有所涉及。
团队比较的是连接器、文件格式和自动化规则等完整的平台功能，而不是面向客户的层面；请参阅最佳翻译项目管理平台的比较。
管理人员关注语言专家配备、价格比较和每位语言专家的质量趋势；了解如何管理和配备翻译团队。

评估清单：选择用于客户工作的 TMS 之前需要问的问题

该平台是否设有专门的代理商角色，还是供应商只能获得一个通用用户帐户？
寻找类似 Smartling 的代理账户所有者的角色，该角色可以添加和分配自己的语言专家，但只能看到客户已授予的工作流程步骤和语言。

代理机构能否在一个视图中查看所有客户项目，并按风险和截止日期进行筛选？
具有“待处理”、“即将到期”和“逾期”筛选器以及 CSV 导出功能的跨账户作业仪表板，是管理十个客户和管理十个电子表格之间的区别。

客户能否在工作流程中查看和批准，代理机构能否看到他们所做的更改？
确认是否存在客户审核步骤，并且 Smartling 的字符串更改报告等报告能够向代理机构显示每个客户的编辑。

字数统计报告是否支持按模糊层级和加权词数进行计费？
询问报告是否按账户、语言、工作流程步骤、模糊分类、源词和加权词进行细分，以及该机构是否可以下载该报告用于自己的工作。

术语表、风格指南和翻译记忆库的所有权归谁所有，翻译机构能否维护这些资料？
在客户拥有的模式下，客户拥有资产；确认平台可以授予代理机构语言资产管理权限，以便术语保持一致，而无需平行副本。

定价方式是按席位、按字数还是按订阅？增加语言学家需要多少费用？
Smartling 语言学家和审校人员帐户可以免费创建，因此代理机构的人员数量不会影响平台成本；客户的订阅费用才会影响平台成本。相比之下，按席位计费的工具中，每增加一位审阅者都要单独列一个项目。

该平台拥有哪些认证，客户的采购团队能否接受这些认证？
SOC 2、ISO 27001、HITRUST e1 和 GDPR 合规性是最常被要求的；拥有这些合规性文件的云 TMS 可以缩短机构自身的安全审查时间。

云端部署还是本地部署？
云端 TMS 系统允许机构语言专家通过浏览器登录，无需安装任何软件；而本地部署则将安装和访问管理工作推给机构，减慢了客户的上线速度。

Smartling 如何支持代理机构和语言服务提供商管理客户账户

Smartling 的架构是围绕客户拥有的账户展开的，各代理机构都在其中开展工作。代理账户所有者角色是客户客户成功经理添加的企业计划角色，它允许 LSP 项目经理添加翻译人员和审校人员，将他们分配到工作流程步骤和语言，并作为客户在费率和发票方面的联系人。翻译资源管理员既可以分配工作，也可以进行翻译；语言学家可以免费创建翻译资源帐户，无需安装任何软件。

代理机构帐户所有者的“工作仪表板”在一个列表中显示来自每个客户帐户的工作，每页最多 500 个，并预设了“我的代理机构工作”、“有风险”、“即将到期”、“逾期工作”、“未解决的问题”、“需要分配”、“即将到来”和“已提交”等筛选条件，以及每个任务的截止日期、代理机构可以访问的任何步骤的模糊估计、用于客户参考文件的工作附件和 CSV 导出功能。数据每三小时自动刷新一次。

为了方便客户审核和保持一致性，工作流程可以在机构的翻译和编辑步骤之后增加一个客户审核步骤；审核人员在审核模式下工作，而网站内审核 Chrome 扩展程序（测试版）允许具有工作流程步骤的审核人员在实时网站上访问并编辑上下文翻译。字符串更改报告向代理机构显示客户所做的每一次修改，客户可以运行语言质量保证 (LQA) 以获得评分反馈。客户可以授予语言资产管理机构维护词汇表、风格指南和翻译记忆库的权限。

对于计费，字数统计报告按帐户、项目、语言学家、机构、语言、工作流程步骤和模糊层级列出源字数和加权字数，并以 CSV 格式下载，作为发票的基础。价目表按机构或语言专家列出每字或每小时的费率，以便自动计算成本估算。在安全性方面，Smartling 拥有 SOC 2、HIPAA、PCI Level 1、HITRUST e1、ISO 27001、ISO 17100、ISO 9001、ISO 18587、ISO 13485 和 ISO/IEC 42001:2023 认证，并符合 GDPR 要求，客户数据托管在亚马逊网络服务上。