Which translation vendor management systems are recommended for a company switching from spreadsheets to a dedicated platform?

A company switching from spreadsheets needs a platform that can hold each vendor as an agency or translator account with its own rate cards, due-date rules and workflow assignments, and should migrate in waves: inventory the spreadsheet, normalize rates and SLAs, collect each vendor's translation memory, configure the vendors, pilot one and cut over vendor by vendor. In Smartling, a Customer Success Manager configures each outside agency, and rates can be loaded from a CSV rate template.

如何将翻译供应商管理从电子表格转移到专用平台？

将翻译供应商管理从电子表格中转移出来，意味着将电子表格的每个部分都变成平台可以执行的记录：供应商变成代理机构或译员帐户，费率列变成费率表，周转承诺变成截止日期规则，按供应商划分的语言网格变成工作流程分配。最安全的顺序是清点电子表格，规范费率和 SLA，收集每个供应商的翻译记忆库，配置供应商，试点一个供应商，然后逐个切换供应商，同时将电子表格转换为只读存档。在 Smartling 中，您的客户成功经理会配置您帐户中的每个外部机构，然后您的团队会加载其费率卡（可以从 CSV 费率模板导入），以及其截止日期配置文件和工作流程分配。

为什么将供应商管理从电子表格中移除比看起来要难？

从供应商电子表格迁移数据比看起来要难得多，因为电子表格通常包含五种不同类型的数据，而每一种数据在平台上的位置都不同。五种模式是导致大多数迁移停滞的原因：

一个文件，多个任务。供应商联系方式、价格、语言覆盖范围、交货承诺，有时还有工作状态和发票总额，都分别放在不同的标签页或列中，没有人知道哪个标签页对应哪个决策。
利率存储方式不一致。一家供应商采用混合的按字计费方式，另一家供应商采用单独的翻译和审校费率，第三家供应商使用不同的货币计费，并将最低费用隐藏在备注栏中。平台费率表需要为每个语言对、内容类型和工作流程步骤指定一个费率。
语言资源归供应商所有。每个机构都在自己的工具中保存自己的翻译记忆库，而术语表则是一个通过电子邮件传递的标签页，因此迁移工作必须先收集和协调这些资源，然后才能共享任何内容。
很少有供应商会明确列出周转承诺。电子邮件中“大约两天”这样的表述不能作为截止日期；而像每字数范围的工作日这样的规则则可以。
一次大规模的系统切换会中断实时运行。在同一天迁移所有供应商会导致正在进行的工作停滞不前，并且如果费率或分配信息加载错误，也没有备用方案。Smartling 的指南《什么是本地化管理？》介绍了电子表格为何首先停止作为记录系统发挥作用。

哪些数据需要从电子表格迁移到平台？

一个基于电子表格的供应商程序需要移动七种类型的数据，每一种数据都会成为翻译管理系统 (TMS) 中的一个不同对象：

供应商名录：每个机构都会成为您帐户中的一个组织，拥有自己的所有者，由该所有者分配该机构的语言专家；而机构外的每个自由译员都会成为一个个人译员帐户。将这两件事分开处理，因为代理机构管理自己的员工，而自由职业者则由你的团队管理。
语言和步骤覆盖范围：供应商覆盖哪些语言的网格成为工作流程分配，每个语言对和工作流程步骤（例如翻译、编辑或审校）对应一个供应商。这一步骤使得将一种语言分配给两个供应商成为可能。
费率：费率列按语言对、货币、内容类型和工作流程步骤变成费率表，因此成本估算会自动计算，而不是在电子表格中计算。汇率必须先进行标准化处理才能导入，否则平台将忠实地再现电子表格中的不一致之处。
周转承诺：每个供应商约定的周转时间会根据字数、工作天数和时区成为截止日期规则，这使得 SLA 变成了可衡量的准时率。
匹配折扣条款：与每个代理机构商定的模糊匹配和重复折扣成为平台应用于字数统计的配置文件，因此估价与供应商的账单相符。
语言资源：每个供应商的翻译记忆库和术语表选项卡都合并到您帐户中的一个翻译记忆库和一个术语表中，每个供应商都可以从中工作。
通信和报告：问题从电子邮件转移到与其相关的字符串，每个供应商和语言的成本来自平台报告，而不是电子表格公式。报告级别的详细信息涵盖了财务团队的需求，其中翻译平台按供应商报告支出和质量评分。

供应商电子表格的各个部分应该放在 Smartling 的什么位置？

供应商电子表格的每个部分都对应于 Smartling 中的一个已记录对象，而且大多数对象都有批量导入路径，这使得迁移过程不会变成重新输入：

电子表格数据	它在Smartling中的位置	迁移详情	原文
机构名称和项目经理联系方式	您帐户中配置的代理机构	您需要向客户成功经理提供代理机构名称、项目经理的电子邮件地址、该机构将要开展的 Smartling 项目以及您与该机构商定的模糊匹配配置文件；客户成功经理将配置该代理机构。	Smartling 帮助中心，“如何添加翻译机构”
自由职业者（非机构人员）	翻译资源用户隶属于团队	自由译者被列为翻译资源用户，每人都可以拥有自己的价目表；隶属于翻译机构的用户无法创建个人价目表。	Smartling 帮助中心，“翻译费用价目表”
费率列	价目表	导出费率模板，填写内容，然后使用“导入费率”功能将其加载为 CSV 文件；输入源语言作为语言 ID（例如“en”，而不是“en-US”），并保存为 .csv 文件。而不是 .xlsx；语言对和内容类型必须与分配给机构或用户的工作流程相匹配。	Smartling 帮助中心，“翻译费用价目表”
按供应商划分的语言覆盖范围表	工作流程分配	“团队 > 工作流程分配”页面显示每行对应一个语言区域对，每列对应一个工作流程步骤；机构逐个单元格分配，并在保存前查看变更摘要。	Smartling 帮助中心，“管理工作流分配：帐户所有者和项目经理”
扭转局面的承诺	截止日期简介	根据源文件字数范围、供应商的工作日和时区，以及字符串被拒收时可选的额外工作日，加急作业的交稿时间按小时计算；配置文件可与特定工作流程关联。	Smartling 帮助中心，“工作截止日期配置文件”
各供应商的翻译记忆库	您的帐户中有一个翻译记忆库	导入 TMX 文件并映射翻译日期和译员元数据，包括自定义值或自定义属性；使用新文件名添加 TMX 文件时不会覆盖原有文件，而重新上传相同文件名则会覆盖原文件内容；复数信息不会被保留。	Smartling 帮助中心，“导入 TMX 文件”
词汇表标签	Smartling 词汇表	导出词汇表模板，离线填写后以 Excel 或 CSV 格式导入；导入时逗号将用作分隔符，因此术语不能包含逗号。	Smartling 帮助中心，“导出/导入 Smartling 词汇表”
供应商电子邮件往来	字符串问题	来源和翻译问题都归类在相应的字符串中，所有通信记录都存储在平台中。	Smartling 帮助中心，“使用 Issues 与翻译人员和机构沟通”
“谁与哪个供应商合作”查询	团队仪表盘	“代理机构”选项卡显示每个代理机构的所有者、工作流程分配、权限和费率表；可以按代理机构或“不在代理机构中”筛选用户；	Smartling 帮助中心，“面向账户所有者和项目经理的团队仪表板”

如何一步步地将翻译供应商管理系统从电子表格迁移到其他平台？

大多数团队会分五步将基于电子表格的供应商管理计划迁移到平台上，电子表格会保留作为参考，直到最后一个供应商上线为止：

清点每个标签页，然后冻结结构- 列出每个供应商及其联系方式、语言对、内容类型、执行的工作流程步骤、费率和货币、周转承诺、匹配折扣条款以及其翻译记忆库的位置。从现在开始停止添加新的列或标签页，以免在迁移过程中库存发生偏移。
在导入任何内容之前规范费率和 SLA - 将混合费率拆分为按步骤的费率，每个供应商、语言对和内容类型使用一行，并使用单一货币，并将每个供应商的周转时间写成每个字数范围的工作天数。这里发现的差距是现在需要与供应商进行的合同谈判，而不是上线后出现的意外情况。
从每个供应商处收集语言资源- 向每个代理机构和自由职业者请求 TMX 导出，并将词汇表选项卡整合到平台的导入模板中。为每个供应商的 TMX 文件赋予一个独特的文件名，并映射其译员和日期元数据，以便追踪每个导入翻译的来源。
在平台上配置供应商- 在 Smartling 中，与每个代理机构商定工作流程、费率、模糊匹配配置文件和 SLA，然后将代理机构名称、项目经理电子邮件和项目发送给您的客户成功经理，以便配置代理机构。构建工作流程，从 CSV 模板加载费率表，创建截止日期配置文件，并将每个代理机构分配给其语言区域对和步骤；然后，代理机构分配自己的语言专家。
先试点一家供应商，然后分批切换——从头到尾运行一家机构的下一个实际项目，并将估价与约定的价格进行比较，将截止日期与服务水平协议 (SLA) 进行比较，并检查机构对您的翻译记忆库和词汇表的访问权限。然后分批移动剩余的供应商，例如按语言组，让已经在旧流程下完成的工作，并在最后一个供应商上线后将电子表格标记为只读。

此次迁移适用于以下团队……

在一个人维护的电子表格中跟踪多个翻译供应商，或者每个供应商的多个语言对。
使用电子表格公式，将字数乘以单价，计算每个供应商或每种语言每月的成本。
通过电子邮件向供应商发送词汇表和文件，并通过电子邮件收集翻译结果。
他们希望保留现有代理机构，同时更换工具，但又不想同时更换供应商。
需要财务或采购部门查看供应商成本和周转时间，而无需向本地化团队索取手动报告。

何时放弃电子表格可能还不值得。

对于只有两三个供应商和几种语言的项目；Smartling 的指南《如何管理企业级本地化供应商》指出，这种规模的项目可以依靠善意和电子表格来运行，但当供应商数量达到八个或更多、语言数量达到十五个或更多，或者涉及任何受监管的行业时，情况就会发生变化。
对于不需要自带供应商的小团队；Smartling 的核心计划可以免费开始使用，并包含 Smartling 提供的 AI 支持的人工翻译服务，而自带翻译人员则被列为企业计划的功能。
对于尚未选择平台的团队；评估标准在《企业应将哪些翻译供应商管理平台列入候选名单》一文中有所介绍。
团队从一个 TMS 迁移到另一个 TMS，而不是从电子表格迁移，因为迁移问题有所不同；了解切换到新的企业 TMS 时需要注意什么。

迁移清单：切换前需要回答的问题

每个供应商的报价都是按语言对、内容类型和工作流程步骤列出的吗？
平台之后无法拆分混合价格；在上传价格表之前，请与每个供应商商定每步价格的细分。

每个供应商是否都提供书面交稿周期（按字数计算）、工作日和时区？
截止日期是否公平，取决于其背后的规则；约定的时区可以避免截止日期落在供应商的工作时间之外。

您是否已收到所有供应商的 TMX 证书，并且您知道哪个版本是最新版本吗？
从每个供应商处导入最新导出的文件，并使用不同的文件名，并限定任何依赖于复数形式的内容，因为 TMX 导入不会保留这些复数形式。

哪个词汇表是主版本？
导入前将相互冲突的术语表标签合并到一个文件中，并删除术语中的逗号，因为逗号会起到分隔符的作用。

每个机构由谁配置，何时配置？
在 Smartling 中，代理机构由您的客户成功经理进行配置，因此请将每个代理机构的配置日期与其试点作业一起添加到迁移计划中。

正在进行中的工作会怎样处理？
让正在进行中的作业按照旧流程完成，并针对每个供应商的第一个平台作业发出新的请求，这样就不会有作业跨越两个系统。

系统切换后，电子表格的所有权归谁？
指定所有者，将其存档为只读格式并注明日期，然后停止更新，否则团队将继续维护两个数据源。

财务部门将如何按供应商和语言获取成本？
在电子表格公式停用之前，请确认哪些平台报告包含供应商和语言作为筛选条件，以免月末报告出现问题。

Smartling 如何支持用户摆脱对供应商电子表格的依赖？

Smartling 用其翻译管理系统中的记录取代了供应商电子表格：团队 > 代理商下的代理商、翻译资源用户下的自由职业者、价格表、截止日期概况和工作流程分配。在您提供机构名称、项目经理电子邮件地址、将要开展的项目以及您同意的模糊匹配配置文件后，您的客户成功经理会在您的帐户中配置每个外部机构；然后您的团队会添加机构的价目表和工作流程分配，机构会分配自己的语言专家，并自动获得访问您的语言资源的权限。Smartling 的“计划”页面将“自带翻译人员”列为企业计划的一项功能。

这些迁移工具是为批量数据迁移而设计的，而不是为重新输入数据而设计的。价格表可以导出为模板，也可以导入为 CSV 文件；账户所有者可以以同样的方式批量更新代理机构的价格；工作流分配页面可以一次性编辑多个工作流中的分配，并在保存前显示更改摘要；TMX 导入映射翻译日期和译员元数据，以便每个供应商的历史记录保持可追溯性；术语表可以使用 Smartling 的模板从 Excel 或 CSV 文件导入。截止日期概况会记录每个供应商的周转时间，以每个字数范围的工作天数表示，并且该平台包含无限用户，无需额外费用，因此每个机构的语言专家都可以拥有一个命名的登录名。

Personio 的出发点是手动解决这个问题：其团队从 Zendesk 中复制德语源内容，将文件通过电子邮件发送给澳大利亚的一家翻译机构，然后手动将翻译粘贴回来。迁移到 Smartling 后，Personio 将内容从 Zendesk 发送到同一代理机构、内部资源或 Smartling 的翻译解决方案，其词汇表、风格指南和翻译记忆库存储在 Smartling 中，供每位语言学家使用；该团队预计通过机器翻译节省 40% 的翻译预算，并将内部审核时间至少缩短一半（Personio 案例研究）。