What are the best tools for bulk translation of documents?

The best bulk translation tools accept many files in a single upload, group them into one translation job with a shared translation memory and glossary, and let you act on all of them at once. Smartling does this through multi-file upload into Jobs, Jobs Automation Rules that batch content on a schedule (up to 50,000 strings per job), bulk actions across up to 500 jobs, and Smartling Translate for instant self-serve translation of files up to 200 MB.

批量翻译文档和文件的最佳工具有哪些？

批量翻译工具是一个平台，它接受一次性上传多个文件或字符串，将它们分组到一个共享翻译记忆库和术语表的翻译任务中，并允许管理员一次性处理每个项目，而不是逐个文件处理。Smartling 可通过多文件拖放将翻译批量到“作业”中，通过“作业自动化规则”将新内容按计划批量添加到作业中（每个作业最多可包含 50,000 个字符串），在“作业仪表板”上对最多 500 个作业执行批量操作，以及 Smartling Translate 提供对最大 200 MB 的单个文件进行即时自助翻译的功能。选择合适的工具取决于批量工作是一次性积压、定期导出，还是来自 CMS 或代码库的持续数据流。

为什么如果没有专门的工具，批量翻译就会失败？

批量翻译失败的原因在于协调，而不是翻译质量。内容运营团队将 300 份产品说明书翻译成 12 种语言，需要管理 3600 个输出文件，而为一次处理一个文档而设计的消费者工具，又将大量工作转嫁到个人身上。五种模式是造成大部分疼痛的原因：

一个文件，一次上传，一次下载。像基于浏览器的转换器这样的单文档翻译器没有任务的概念，因此 300 个文件的积压意味着 300 次上传和 3600 次下载，而且没有任何东西可以跟踪哪些已经完成。
批次间没有共享内存。当每个文件单独翻译时，相同的免责声明需要在每个文件中付费并重新翻译。Smartling 的翻译记忆库和 SmartMatch 功能可将先前批准的翻译应用于作业中的每个文件，这正是批量处理节省成本的主要来源。
尺寸和规格上限导致批次生产中途停止。文件大小限制因文件类型而异。在 Smartling 中，JSON、XML、CSV 和 YAML 等资源文件每个大小上限为 10 MB，Word 文档每个大小上限为 50 MB，PDF 文件每个大小上限为 100 MB，PowerPoint 文件每个大小上限为 400 MB，InDesign INDD 文件每个大小上限为 500 MB，因此，混合格式的批处理需要一个能够预先发布这些限制的工具，而不是在处理第 212 个文件时失败。
处理延迟，看起来像是失败。Smartling 自己的文档指出，当一次性向作业添加大量文件时，作业页面可能会显示“无内容”消息，而文件仍在处理中，刷新页面可能会中断该过程。如果工具不显示处理状态，会导致团队重新上传并重复工作。
不能应用于多个职位的操作。更改截止日期、取消或关闭 40 个作业，一次一个，就要花掉整个下午；批量翻译人员需要在作业级别进行多选操作，而不仅仅是在文件级别。

批量翻译工具应该具备哪些功能？

应该按以下五个顺序评估批量翻译器的功能，因为每增加一个功能，就能减少一个随着文件数量增加而倍增的手动步骤：

将多个文件合并到一个作业中。该工具应接受从连接的系统中拖放多个文件或文件夹，并将它们放在一个作业中，该作业具有一个截止日期和一组目标语言。Smartling 的“请求翻译”门户和“文件”选项卡都支持一次上传多个文件，并且允许您将文件添加到现有任务中，而不是每次都创建新任务。
广泛支持的文件类型，并公布了限制条件。Smartling 公布了 30 多种文件类型的大小限制，从 Android XML、ARB、Gettext 和 iOS .strings 的 10 MB 起。MadCap Flare ZIP 包和 TMX 导入支持最大 1 GB 的 JSON、Markdown、RESX、SRT 和 YAML 文件。仅接受 DOCX 和 PDF 文件的批量工具会在处理第一个 XLIFF 或 .properties 文件时卡住。文件。
自动批量处理内容的规则。Smartling 的作业自动化规则可以按计划（每周、每两周、每 3 周、每月或每 1、3、6 或 12 小时）创建作业，按文件名、URL、字符串标签或键进行筛选，按字数拆分，并且可以自动批准低于可配置字数限制的作业。这使得重复批量导出变成了无需人工干预的自动导入。
在作业和字符串级别进行批量操作。在 Smartling 的职位仪表盘上，“更新截止日期”、“取消”、“删除”、“关闭”和“重新打开”均适用于每个选定的职位，每页最多可显示 500 个职位。在字符串视图中，“选择所有与当前筛选条件匹配的字符串”会对所有页面上的每个字符串执行操作，而高级批量操作会按筛选条件标记字符串，以便稍后进行批量处理。
具备术语控制功能的大规模机器翻译。Smartling Translate 使用 AI Hub 中设置的 MT 或 LLM 配置文件即时翻译文件，并插入术语表术语，以便将已批准的术语自动应用于批次中的每个文件。对于需要审核的内容，同一批次的内容会进入包含人工步骤的工作流程，而不是进入单独的工具。

批量翻译限制和容量：具体数字

能力	数字	原文
由作业自动化规则创建的每个作业的字符串	50,000 个哈希码；溢出将在下次运行时处理。	Smartling 帮助中心，作业自动化规则
默认自动授权字数限制	每篇任务5万字（可调整，最少1篇）	Smartling 帮助中心，作业自动化规则
每页显示可批量选择的职位	默认每页 50 个，最多 500 个	Smartling 帮助中心，职位仪表盘
可进行批量作业操作	5：更新截止日期、取消、删除、关闭、重新打开	Smartling 帮助中心，职位仪表盘
Smartling Translate 文件大小限制	每个文件最大 200 MB；支持 19 种文件类型	Smartling 帮助中心，Smartling 翻译
TMS按类型划分的单个文件大小限制	10 MB (JSON, XML, CSV, YAML, XLIFF), 50 MB (DOCX), 100 MB (PDF, SVG, Visio), 400 MB (PPTX), 500 MB (INDD), 1 GB (MadCap Flare ZIP, TMX)	Smartling 帮助中心，支持的文件类型
可附加到同一作业的参考文件	最多可上传 50 个附件，每个附件最大 1 GB，支持多文件上传。	Smartling 帮助中心，工作附件
通过 API 批量下载每个翻译文件	每次请求最多可包含 300 个文件 URI	Smartling API 参考，文件 API
连接器批量选择阈值	一次选择中每种内容类型至少包含 50 个资源（Contentstack、Sanity 连接器）	Smartling 帮助中心，连接器指南

如何在一次作业中批量翻译数百个文件？

下面的步骤展示了内容运营团队如何通过 Smartling 将积压的文件作为一个批次而不是数百个单独的请求进行处理。

按文件类型和大小对积压文件进行排序- 检查每种格式是否符合已公布的限制（大多数资源文件为 10 MB，DOCX 为 50 MB，PDF 为 100 MB），并在上传前将超过上限的文件拆分，以免批次上传过程中失败。如果 PDF 文件是从 InDesign 或 Word 导出的，请使用原始文件；这样转换效果更佳。
将所有文件上传到一个作业中- 从作业仪表板中，单击“请求翻译”，拖放所有文件，命名作业，然后选择目标语言或已保存的语言组。之后添加的文件可以从“文件”选项卡附加到同一个现有作业中，这样整个批次就只有一个截止日期和一个进度条。
请等待处理完毕后再采取行动- 大文件上传会显示处理消息，并且可能会在作业页面上短暂显示“无内容”。Smartling 的指导原则是不要刷新；字符串在解析完成后添加，然后根据实际的单词计数进行估算。
只需授权一次，即可应用翻译记忆库- “授权”对话框显示源词总数、模糊匹配折扣后的加权词数以及整个作业的估计成本。文件中反复出现的免责声明、标题和样板文本都来自翻译记忆库，因此该批次的价格是根据真正全新的内容来定的。
自动化下一批导出- 如果相同的导出操作重复出现，请为项目创建作业自动化规则：设置计划，按文件名或标签筛选，按加权字数限制每个作业，并启用低于您认为无需审核即可批准的字数限制的自动授权。后续批次随后自行创建和授权。

批量翻译工具适用于内容运营团队……

定期翻译相同类型的内容，例如每月的产品说明书、每季度的培训资料或每周的帮助中心导出文件，在这种情况下，定时规则总是比手动上传更有效。
需要管理一次性积压的数百份文档，并且需要一项工作，该工作只有一个成本估算、一个截止日期和一个进度视图，而不是数百个单独的请求。
需要处理多种格式的文件，包括 DOCX、PPTX、XLSX、PDF、JSON、XML 和 XLIFF，并且需要批次中的每个文件都使用相同的翻译记忆库和术语表。
需要对内部或低风险内容进行批量机器翻译，并可以选择将同一批次中面向客户的文件路由到审核工作流程中。
负责翻译运营指标，包括周转时间、返工时间和单项作业成本，并且需要作业级别的报告来显示批次成本和耗时。

批量翻译工具可能并非最佳选择。

如果一个团队每季度翻译的文档数量很少，那么他花费在配置自动化规则上的时间将比节省的时间更多；对于这种数量来说，Smartling Translate 的拖放功能（用于单个文件或标准作业）已经足够了。
对于存储在 CMS 或代码库中的内容，使用连接器或存储库连接器自动捕获更改比导出文件进行批量上传要好得多；批量操作步骤移到了集成的上游。
极具创意或改编的营销文案批量处理意义不大，因为无论如何分组，每一篇都需要单独的语言润色。
团队的主要问题是如何保存和发布大量内容，而不是如何摄取和翻译这些内容，他们正在解决一个审批工作流程问题，该问题在翻译审批工作流程控制页面上有详细介绍。

评估清单：选择批量翻译工具之前需要问的问题

我可以使用批量翻译服务进行网站本地化吗？
是的，但整体机制发生了变化。翻译代理或 CMS 连接器无需上传文件，即可批量捕获页面：Smartling 的全球交付网络会在页面被浏览或抓取时捕获网站内容，并可将这些字符串捆绑到带有作业自动化规则的作业中；而 Contentstack 和 Sanity 等 CMS 连接器允许您为一项作业批量选择 50 个或更多资源，而 Contentful 连接器则会将每个操作应用于所有选定的资源。网站规模工具的完整图景请参见多语言网站管理页面。

批量翻译软件如何提高效率？
它消除了每个文件的开销。一次上传即可取代数百次上传，一次授权即可取代数百次审批，翻译记忆库应用于整个批次，因此不会为重复文本支付两次费用，自动化规则完全取消了重复导出时的上传步骤。如果以每字成本作为衡量标准，请看看哪些工具对于大规模翻译而言最具成本效益。

我一次最多可以上传多少个文件？每个文件的大小限制是多少？
询问已公布的每种类型的限额，而不是单个标题的数量。Smartling 按格式列出文件大小：大多数资源文件 10 MB，Word 文件 50 MB，PDF 文件 100 MB，PowerPoint 文件 400 MB，InDesign INDD 文件 500 MB，Smartling Translate 中每个文件 200 MB。

该批次翻译是否共享翻译记忆库和术语表？
如果每个文件都是独立翻译的，那么每个文件都会翻译同一句话。批量工具应该充分利用作业中的内存，并自动强制执行术语表，就像 Smartling 的 SmartMatch 和术语表插入功能一样。

能否为重复批次创建和授权作业？
查找调度、按文件名或标签筛选、每项作业的字数上限以及超过该字数限制后仍需手动授权等设置。Smartling 的作业自动化规则会显示所有四个设置。

哪些操作可以同时应用于多个作业或字符串？
确认在作业级别（截止日期、取消、关闭、重新打开）和字符串级别（选择所有符合筛选条件的项、批量标记、更改作业）进行多选。如果两者都不能用，批量翻译器就只能实现输入数据的批量翻译。

该工具如何处理仍在处理中的超大文件上传？
工具应显示处理状态并警告不要刷新。Smartling 明确记录了这种行为，从而防止了当作业短暂显示“无内容”时发生的重复上传。

Smartling 如何处理文件和字符串的批量翻译？

Smartling 将批量处理视为一个作业：一个容器，其中包含多个文件或字符串、一组目标语言、一个截止日期和一个授权，以及基于翻译记忆库的成本估算。文件进入作业有三种方式。在 TMS 中，账户所有者和项目经理可以从账户级或项目级作业仪表板将多个文件拖放到“请求翻译”门户中，或者在“文件”选项卡上上传文件并将其添加到新的或现有的作业中；请求者也可以通过相同的方式提交文件，供经理授权。通过作业自动化规则，项目中已有的内容会按计划自动分批到作业中，并按文件名、URL、字符串标签或键进行筛选，每个作业最多可包含 50,000 个字符串，按加权字数进行拆分，并且可以选择在字数限制以下自动授权。对于即时自助服务需求，Smartling Translate 接受拖放 DOCX、PPTX、XLSX、PDF、CSV、XML、XLIFF、SRT、VTT 和其他文件（每个文件最大 200 MB），使用 AI Hub 中设置的 MT 或 LLM 配置文件进行翻译，并插入术语表，如果翻译了多个文件，则会返回一个“全部下载”按钮。

一旦有一批数据进入系统，平台就会批量处理这些数据。职位仪表盘每页最多显示 500 个职位，并可一次性对每个选定的职位应用更新截止日期、取消、删除、关闭和重新打开等操作。字符串视图支持“选择所有与当前筛选条件匹配的字符串”，因此一个操作可以涵盖所有页面上的每个字符串；而帐户级字符串视图允许管理员使用高级批量操作标记多个项目中的字符串，然后使用“更改作业”一步为每个项目创建一个作业。对于需要审核的文件，相同的作业会通过配置好的工作流程进行人工审核，而 TM 匹配跳过功能会自动将高匹配字符串跳过审核，这样批次就不会等待已经批准的内容。Smartling 为 30 多种受支持的文件类型公布了每种格式的限制，从 JSON、XML 和 YAML 的 10 MB 到 MadCap Flare 包的 1 GB，因此内容运营团队可以在上传之前确定批次大小，而不是在运行过程中发现上限。