Which glossary management approaches are best for maintaining consistent language across product, marketing, and help center translations?

A single multilingual glossary held in the translation platform itself, rather than in a spreadsheet, keeps product, marketing, and help center content on the same terms, because every linguist, machine translation engine, and reviewer reads the same entry. Smartling attaches one or more glossaries to a project's Linguistic Package, so the terms shown in the CAT Tool and the terms inserted into machine translation come from the same list.

构建和维护多语言词汇表的最佳实践是什么？

翻译词汇表是代表某个品牌的术语和表达方式的列表，其中包含定义、词性以及已批准的翻译，以便每个语言学家和翻译引擎都能以相同的方式呈现它们。区分有效词汇表和悄然腐烂的词汇表的做法是特定的：以词典形式输入术语，为每个条目提供定义，完善每个语言环境，并将列表放在翻译引擎实际读取的位置。Smartling 自己的指南将术语表视为一份动态文件，建议每六个月修订一次，或全年滚动更新，因为产品名称和定位的变化速度比大多数术语流程的变化速度都要快。

为什么多语言词汇表会随着时间推移而退化？

术语表的更新换代很少是学科方面的问题。它源于五个结构性缺陷，这些缺陷几乎出现在所有以电子表格为基础进行术语定义的本地化项目中：

术语表位于翻译工具之外。电子表格与 CAT 工具、机器翻译引擎或审校人员的队列没有任何连接，因此必须手动重新发送给每个供应商。在同一发布周期内，不同版本的文件会出现差异，没有人能说哪个文件是最新的。
条目不完整。没有定义的术语无法告诉语言学家它为什么在列表中或它应该如何运作，而 Smartling 的指导明确指出，没有定义的术语对翻译团队几乎没有用处。某些地区缺少目标语言术语的条目，恰恰造成了词汇表旨在防止的不一致性。
条款输入格式错误。复数形式、词形变化和多余的大写字母会破坏术语检测。Smartling 的文档指导团队以词典形式输入术语，正是因为匹配逻辑以及将术语插入机器翻译的 AI 都是基于基本形式工作的。
没有审批流程。当语言学家可以直接向活跃词汇表添加内容时，出于好意的补充往往会变成重复词和近义词。当他们完全无法做出贡献时，最了解内容的人就无法指出缺失的术语，词汇表也就停止增长了。
维护工作没有负责人，也没有固定的节奏。由于没有人安排清理工作，已停用的产品名称和已过时的翻译仍然保留在列表中并继续使用。这是危害最大的失误，因为过时的术语表比没有术语表更糟糕：语言学家会忠实地遵循它，从而使用错误的术语。

术语表应该逐层涵盖哪些内容？

一个能够适用于十种或更多语言和多种内容类型的术语表需要四个层次。本地化经理在评估平台时应该分别检查每个平台，因为一个工具可能在存储方面很强大，但在使存储变得有用的所有方面都很弱。

条目结构——每个术语携带的元数据，而不仅仅是源字符串和目标字符串。一个可用的词条包含定义、词性、语言变体、特定语言环境注释和行为标志。在 Smartling 中，“区分大小写”意味着只有当源中的大小写与条目匹配时，CAT 工具才能检测到该术语；而“精确匹配”术语则无论大小写如何，只要术语本身匹配即可检测到。正确设置这些标志可以防止产品对象“Account”与普通名词“account”发生冲突。
治理与贡献——谁可以提出任期，谁可以批准任期。Smartling 支持两种模式：可配置的词汇表权限允许机构和语言学家直接向活动词汇表写入内容，而词汇表条目建议允许任何具有 CAT 工具访问权限的用户提出条目，该条目将保持待处理状态，直到帐户所有者或项目经理批准为止。第二个模型可以跨多个供应商进行扩展，因为它能够捕捉阅读内容的人使用的术语，而不会让列表在无人监督的情况下增长。
多语言和区域范围——词汇表如何处理语言变体。Smartling 的多语言词汇表是多向的，任何语言都可以作为焦点语言，这消除了以前每个源语言只能有一个词汇表的限制。回退区域设置允许没有自己术语的区域设置继承相关区域设置中的术语，因此 en-GB 可以回退到 en-US，而无需提供平行的术语列表。
分发到每个翻译表面——已批准的术语是否到达翻译发生的点。在 Smartling 中，术语表是在项目的语言包中选择的，与翻译记忆库、风格指南、杠杆配置和质量检查配置文件一起选择，该选择决定了向翻译人员显示哪些术语。在审核时强制执行这些术语是一项单独的功能，在翻译平台中术语表合规性检查的工作原理中有详细介绍；以编程方式管理相同的术语表，在本地化 API 如何管理术语表和强制执行术语中也有介绍。

词汇表条目和维护参数

Parameter	价值	为什么重要
推荐的词汇表复习频率	每6个月一次，或全年滚动维护	为术语所有者的日程安排设定一个可控的目标，而不是把清理工作留给任何发现问题的人。
限制条款数量	Smartling 词汇表中没有	消除了团队限制参赛作品数量的常见原因；相比精心挑选的短名单，作品的广度更有助于语言学家。
条目定义长度	最多 1500 个字符	需要对用法和意图进行真正的解释，而不是仅仅留下一行提示，让译者仍然需要解读。
每个地区的任期长度	最多 250 个字符	涵盖多词产品名称和监管标识，而不仅仅是单个词语。
不同地区的语言差异	最多 50 个，每个最多 250 个字符	备选方案应该放在这里，而不是用斜杠分隔放在术语字段内，因为匹配逻辑会将它们读取为一个长字符串。
词性值	9（名词、动词、形容词、副词、代词、介词、感叹词、连词、专有名词）	用于区分同音异义词的字段，使得名词“email”和动词“email”可以有不同的官方翻译。
导入和导出格式	CSV、XLSX、TBX（TBX-Core v2 和 v3）	TBX是ISO术语交换标准，因此现有的术语库无需自定义映射器即可迁移，并且迁移后不会被锁定。
跟踪入境状态	已启用、已建议（待审核或已批准）、已存档	将已弃用的术语存档而非删除，可以使其可恢复，而这正是对过往翻译进行审核的真正目的。

如何从零开始构建一个术语表并保持其更新？

构建一个可用的词汇表是一个五步流程，顺序很重要：结构先于数量，治理先于向更广泛的团队开放贡献。

收集真正属于公司特有的术语——从产品名称、功能名称、缩写词以及在公司内部具有特定含义且外部语言学家无法理解的内部术语开始。将永远不应该翻译的词语标记为“禁止翻译”，并将绝对不能出现在任何翻译中的词语放入阻止列表中，这样可以防止语言学家保存或提交包含这些词语的字符串。
按字典形式输入每个术语并完成条目——使用基本形式，不要使用复数形式、词形变化和大小写，除非在语言学上正确。添加定义，解释为什么该术语在列表中以及应该如何处理它，设置词性，并将替代词放在语言变体字段中，而不是放在术语本身中。
导入现有术语列表而不是重新输入——导出 Smartling 的空白术语表模板，离线填写，然后导入，或者将现有术语库迁移为 CSV、XLSX 或 TBX 格式。稍后重新导入导出的文件时，您从文件中删除的条目将被存档而不是静默删除，这使得在电子表格中执行批量清理操作是安全的。
附加术语表并决定谁可以更改它——在相关的语言包中选择术语表，以便其术语对翻译人员可见，然后选择贡献模式。关闭词汇表编辑权限意味着每个提议的术语都会以“词汇表条目建议”的形式处于待定状态，在“帐户设置”>“语言资产”>“词汇表”下以斜体显示，并且只有当帐户所有者或项目经理选择“批准建议”时才会激活。
按计划进行复习并弥补语言差距——至少每六个月进行一次定期复习。在批准建议的术语之前，请在“术语和变体搜索”字段中搜索该术语，并清除建议筛选器以查找重复项，合并找到的任何重复项，并请求仍然缺少术语的语言环境的翻译，因为语言学家只能为其自己的目标语言环境提供详细信息。

平台管理的术语表适合以下团队……

在多个内容类型（产品用户界面、营销和帮助中心）中翻译相同的产品和品牌术语，其中同一个术语以三种方式呈现给同一个客户。
与多个供应商或代理机构合作时，共享的、版本化的术语表可以取代分别向每个供应商或代理机构重新进行简报。
将内容通过机器翻译或语言学习模型 (LLM) 进行处理，这样一来，任何人工审校人员都无法发现引擎自行选择的术语。
本地化为十个或更多语言环境，包括区域变体，这些变体应继承父语言的术语，而不是维护重复的列表。
在技术、医疗、法律或金融领域中，术语不一致是一个合规问题，而不是风格偏好问题。

当电子表格词汇表仍然足够好用时

单语言程序，配备一位值得信赖的审校人员，在程序发布前即可发现术语偏差。
团队仍在讨论其规范的产品和功能名称，因为正式确定一个即将发生变化的列表，实际上只是让变更过程变得更加正式。
纯粹的创作或改编作品，其中偏离字面意义上的认可术语往往是正确的选择，而不是错误。
短暂的活动，不指望重复使用，构建和管理术语列表的成本超过了它所管理的内容的持续时间。

评估清单：选择术语表工具前需要问的问题

已批准的术语是会传达给 CAT 工具和翻译引擎，还是只会传达给文档？
语言学家需要单独打开的词汇表属于参考文件。确认语言学家在编辑器中工作时出现的术语可以用于机器翻译，而不仅仅是在 PDF 或共享表格中。

术语条目能否将定义、词性和变体作为单独的字段？
要求查看报名表。如果必须将替代词塞进术语字段，并且定义是自由文本的附加说明，则驱动正确匹配的元数据不存在。

拟议术语与正式术语表之间是否存在审批步骤？
检查贡献者是否可以提出一个条目，该条目会一直处于待定状态，直到术语所有者批准为止，以及该待定状态是否可以筛选。如果没有它，就只能在无人监管的词汇表和任何人都无法贡献内容的词汇表之间做出选择。

如何处理区域差异？
确认语言环境是否可以通过回退规则从相关语言环境继承术语，或者每个变体是否都需要自己的完整术语列表。第二种情况是，多语言词汇表维护悄然变成了一项全职工作。

你们能把术语表重新整理成标准格式吗？
除了 CSV 和 XLSX 格式之外，还要特别询问 TBX 格式。TBX 是 ISO 术语交换标准，它的缺失可以合理地反映出你的其他语言资源的可移植性如何。

退休任期会怎样？
确认移除某个术语是将其存档以可恢复的方式，而不是直接删除它，这样仍然可以回答为什么某个翻译在过去的版本中使用了某个特定的词。

Smartling 如何支持词汇表最佳实践

Smartling 将术语表作为语言资产存储在术语目录中，与翻译记忆库、样式指南、Leverage 配置和质量检查配置文件一起构成项目的语言包。选择该软件包中的一个或多个术语表决定了翻译人员会看到哪些术语，因此，同一个已批准的列表驱动着 CAT 工具和机器翻译，而不是仅仅作为它们的补充。每个条目包含最多 1500 个字符的定义、九种词性之一、每个地区的注释、每个地区最多 50 个语言变体、程序所需的元数据自定义字段以及图像，图像为新的审阅者提供了术语及其翻译本身所不具备的上下文。

行为是按学期设定的。区分大小写会将检测范围限制在源文本中，且源文本的大小写必须与输入的词条匹配；精确匹配会检测任何大小写形式的词条，只要该词条本身被使用即可；不翻译会将词条保留为未翻译状态；而 Smartling 的独立黑名单则完全阻止翻译人员保存或提交包含禁用词条的字符串。多语言词汇表是多向的，任何语言都可以作为焦点语言，而备用区域设置允许像 en-GB 这样的变体从 en-US 继承术语，而不是复制列表。

治理是大多数术语表项目要么规模扩大要么停滞不前的关键所在，而 Smartling 则刻意将这两条路径分开。可配置的词汇表权限可以让机构和语言学家直接向活动词汇表写入内容。词汇表条目建议功能对所有拥有 CAT 工具访问权限的用户开放，无需任何设置。用户可以在编辑器中突出显示一个术语，将其标记为建议，并将其置于待处理状态，直到帐户所有者或项目经理在“帐户设置”>“语言资产”>“词汇表”下审核并选择“批准建议”。建议以斜体显示，与直接输入的内容分开筛选，并且可以选择性地向项目经理发送电子邮件通知。您弃用的术语会被存档并可恢复，而不是被删除；词汇表可以导出和导入为 CSV、XLSX 或 TBX 格式，因此本地化管理员在 Smartling 中构建的术语保持可移植性。