如何判断翻译平台是否符合GDPR要求？

上次审核日期：2026年9月20日

根据 GDPR 第 28 条规定，翻译供应商的数据处理协议应涵盖哪些内容？

翻译供应商的数据处理协议 (DPA) 应涵盖 GDPR 第 28(3) 条规定的八项强制性条款，每一项条款都应作为针对翻译的具体承诺，而不是通用的 SaaS 模板：

• 书面指示（第 28(3)(a) 条）。DPA 定义了平台除了翻译内容之外还可以对内容进行哪些操作：机器翻译训练、质量评估、模型微调。Smartling 的隐私声明指出，只有在客户签署涵盖这些功能的 SLA 后，才会提供可选的 AI 和 ML 功能；提交给第三方 LLM 的内容无法被这些提供商访问，也不会用于训练其基础模型。
• 人员保密（第 28(3)(b) 条）。看到内容的员工、承包商和语言专家必须遵守保密义务。Smartling 的 MSA 规定 Smartling 对其员工（包括承包商）的绩效负责（第 2.3 节），并将机密信息限制在已签署保密协议的人员范围内（第 5.2 节）。
• 处理安全（第 28(3)(c) 条和第 32 条）。加密、访问控制和独立认证。Smartling 文档显示其自 2013 年以来一直保持 SOC 2 合规性，ISO/IEC 27001 认证，以及其在 Amazon Web Services 上的翻译管理系统的 HITRUST e1 认证；角色、SSO 和 MFA 的详细信息位于访问控制页面上。
• 分包商授权（第 28(3)(d) 条、第 28(2) 条、第 28(4) 条）。当前子处理器列表、变更通知流程和异议权。Smartling 的 MSA 承诺通过软件服务（Smartling 主服务协议第 9.4 条）提供分包商名单，但其公共安全页面声明，它不提供个人独立承包商名单，也不让客户控制他们的任务。因此，买家应该期望获得公司层面的子处理者披露信息，并通过许可和语言范围界定来处理指定语言专家的风险，而不是逐个语言专家进行审批。
• 协助行使数据主体权利（第 28(3)(e) 条）。处理器必须帮助控制器响应访问和擦除请求。实际上，这意味着该平台可以通过关键字、精确字符匹配或正则表达式（正则表达式搜索由您的客户成功经理启用）搜索翻译记忆库，导出结果，并永久删除单个翻译单元（Smartling 帮助中心，翻译记忆库管理）。
• 协助执行第 32 条至第 36 条（第 28 条第 3 款 (f) 项）。违规通知时间、数据保护影响评估的输入以及安全证据。以小时为单位获取处理器的通知窗口，而不是“立即”获取。
• 服务结束时删除或退回（第 28(3)(g) 条）。翻译记忆库、术语表和源文件必须能够导出，然后删除。Smartling 帐户所有者可以按需将任何 TM 导出为 TMX 文件，TM 保留期限是一个计划期限（核心计划为 180 天，企业计划为无限期，详见 Smartling 计划页面），因此终止后的删除计划是需要在 DPA 中确认的条款。
• 审计和信息权（第 28(3)(h) 条）。控制者必须能够证明其符合第 5(2) 条的规定。Smartling 的安全页面显示，文件和报告可应要求提供；SOC 2 报告和 ISO 证书是标准证据集。

GDPR义务以及满足这些义务的翻译平台证据

如何满足数据主体对翻译平台内内容的删除请求？

从翻译工作流程中删除一个人的数据需要五个步骤，因为数据至少存在于三个地方：源文件、作业历史记录和翻译记忆库。

1. 在源头查找每个副本- 在平台的源字符串中搜索标识符（名称、电子邮件地址、订单 ID），并记录哪些文件、作业和目标语言包含它。在 Smartling 中，翻译记忆库搜索接受关键字、精确字符或正则表达式查询，字符串历史记录显示字符串经过了哪些文件和作业。
2. 删除或编辑源文件中的字符串并重新上传- 编辑源文件，使标识符不再存在，然后上传新版本；该字符串将失效。如果连接器从 CMS 或存储库同步内容，也请在源系统中进行更改，否则下次同步将重新引入该内容。
3. 删除翻译记忆单元- 因为已发布翻译的字符串被删除后只会标记为不活动状态，并且保存到翻译记忆库中的翻译与源文件无关，因此请搜索每个翻译记忆库中的标识符，并对每种目标语言使用“操作”和“删除”功能。删除操作是永久性的，会影响所有使用该翻译记忆库的项目，存储在多个翻译记忆库中的单元必须在每个翻译记忆库中删除（Smartling 帮助中心，翻译记忆库管理）。
4. 确认子处理器链上的删除情况- 请供应商确认其 MT 和 LLM 提供商保留了哪些数据。Smartling 的隐私声明指出，发送给第三方语言学习者的内容无法被这些提供商访问；对于代理机构和语言学家，请依据《数据保护法》第 28(4) 条的向下传递条款，并要求书面确认。
5. 记录在一个月期限内完成的结案情况- 将处理前后的证据（受影响单元的过滤 TMX 导出文件或翻译单元活动历史记录）保留在第 30 条处理记录中，并注明请求日期和完成日期，以便在审计时能够证明第 12(3) 条的时间表。

对翻译平台进行 GDPR 处理程序审查，适用于以下团队……

• 翻译支持工单、帮助中心宏、人力资源和学习内容、客户门户或电子商务帐户页面，这些内容的源字符串中包含欧盟个人数据。
• 将内容路由到多个机器翻译引擎或 LLM 提供商，并且需要将每个引擎作为指定的子处理器进行处理。
• 接收数据主体访问或删除请求，并且必须在一个月内以所有目标语言关闭这些请求。
• 设立数据保护官或隐私团队，要求在任何供应商上线之前签署数据处理协议 (DPA) 并提供子处理商名单。
• 在受监管的行业中运营，GDPR 与 HIPAA 或 PCI DSS 对同一内容的义务叠加。

当 GDPR 处理者义务并非决定性因素时

• 内容为公开的营销文案、产品文档或用户界面字符串，不包含个人数据；第 28 条在纸面上仍然适用，但曝光度较低，翻译质量和周转时间应成为决策的主要依据。
• 例如，可以使用 Smartling 的 sl_whiteout 和 notranslate 类或在源头进行编辑，将个人数据排除在工作流程之外，然后再将其传输到平台；最小化可以消除大部分义务，而不是管理这些义务。
• 真正的要求是区域托管或国内处理，而不是处理者条款；这是一个居住地和传输机制问题，在数据主权与数据居住地中有所涉及。
• 问题在于哪些用户和供应商可以看到平台内的内容；这可以通过翻译平台的 GDPR 访问控制中的角色、SSO 和审计跟踪来解决，而不是通过 DPA 来解决。

GDPR评估清单：向翻译平台供应商提出的问题

你会签署数据处理协议吗？该协议是否包含第 28(3) 条规定的全部八项条款？
演示前请索取数据处理协议模板。Smartling 的 MSA 承诺双方遵守与该协议相关的任何数据处理协议（第 2.2 节）；DPA 本身是单独签署的，因此请提出要求。

哪些子处理商会收到我们的内容？变更如何通知？
列表应列出云主机、机器翻译引擎、LLM 提供商以及任何代理机构。Smartling 在 Amazon Web Services 上托管，并通过软件服务提供其分包商列表；管理员还可以从帐户设置的 LLM 提供商页面启用或禁用各个 LLM 提供商，包括 OpenAI、Microsoft Azure、Anthropic、Google Vertex AI 和 Amazon Bedrock。

我们的内容是否用于训练或改进任何模型，无论是您自己的模型还是第三方的模型？
Smartling 的隐私声明指出，提交给第三方 LLM 的内容无法被这些提供商访问，也不会用于训练其基础模型，并且可选的 AI 和 ML 功能仅在执行 SLA 的情况下适用。从数据保护协议 (DPA) 中的任何供应商处获取等效声明。

源文件、作业和翻译记忆库会保留多久？终止后会发生什么？
Smartling 的计划页面将核心计划的 TM 保留期设置为 180 天，企业计划的 TM 保留期设置为无限期；请在合同结束后确认内容、工作历史记录和 TM 的删除计划，并在删除前确认 TMX 导出功能是否可用。

我们能否自行查找并永久删除某人在所有语言中的数据？
这是第 28(3)(e) 条的实际检验。Smartling 的翻译记忆库支持关键字、字符和正则表达式搜索，并且支持从“操作”菜单永久删除单个翻译单元，无需提交支持工单。

如果发生个人数据泄露，您会在多久内通知我们？
第 33(2) 条规定“不得无故拖延”；要求给予一定时间，并确认这是否在您自己的 72 小时窗口期内给监管机构留出了余地。

将欧盟、英国和瑞士的个人数据进行合法传输的机制是什么？
Smartling 已通过欧盟-美国数据隐私框架（包括英国扩展）和瑞士-美国数据隐私框架的认证。无法指明具体机制的供应商不能合法接收数据。

能否将个人数据完全排除在工作流程之外？
Smartling 的 sl_whiteout 类会模糊敏感数据，使其不存储在 Smartling 的基础架构中；notranslate 会阻止元素被捕获；隐私声明指出，Smartling 会在应客户要求提交敏感数据进行翻译之前对其进行审查或匿名化。有关模型端控制，请参阅LLM 数据隐私和安全。

我们可以存档哪些证据？
请求提供当前的 SOC 2 报告以及 ISO/IEC 27001 和 ISO/IEC 42001:2023 证书；Smartling 表示，文件和报告可应要求提供。翻译管理软件合同条款中比较了更广泛的合同条款，包括责任上限和翻译记忆库所有权。

Smartling 如何支持 GDPR 处理者在翻译内容方面的义务

Smartling 的翻译管理系统旨在作为 GDPR 处理程序进行审查，而不是被假定为 GDPR 处理程序。其主服务协议已发布在 smartling.com/legal 网站上。Smartling 保留客户数据的所有权利，承诺采取行政、物理和技术方面的安全措施，并遵守任何已执行的数据处理协议（第 2.2 节），将个人数据分类为机密信息，无论是否故意发送（第 5.3 节），Smartling 对其承包商和员工负责（第 2.3 节），并承诺通过软件服务提供分包商名单（第 9.4 节）。保密义务的责任上限为年费的三倍，而标准上限为十二个月，这是隐私审查员首先寻找的例外情况。

在子处理器链上，Smartling 将客户数据托管在 Amazon Web Services 上，并允许管理员控制哪些 LLM 提供商可以从“帐户设置”中的“LLM 提供商”页面接收内容，以便安全团队可以将 AI 功能限制到它已经审查过的提供商。其隐私声明指出，提交给第三方LLM的内容无法被这些提供商访问，也不会用于训练其基础模型；可选的AI和ML功能仅在签署服务级别协议（SLA）后提供；Smartling将在客户要求下，在提交之前审查或匿名化敏感数据。Smartling 的安全页面坦诚地说明了限制：它依靠独立承包商提供翻译服务，不提供个人承包商名单，也不让客户控制他们的任务，因此，语言专家的权限是通过按语言和按工作流程步骤进行管理，而不是通过指定批准。

对于数据保留和数据主体请求，翻译记忆库是控制点。账户所有者和项目经理可以通过关键字、精确字符匹配或正则表达式搜索任何翻译记忆库，将完整或筛选后的翻译记忆库导出为 TMX 文件，批量编辑或查找替换条目，并从“操作”菜单中永久删除单个翻译单元，但需要注意的是，删除操作会影响使用该翻译记忆库的每个项目。从源文件中删除字符串会使其变为非活动状态，而已发布翻译的字符串会保留在已发布队列中而不是被删除，因此 Smartling 自己的文档明确指出，必须在项目、翻译记忆库以及源文件中完成擦除操作。TM 保留期限是计划期限，核心版为 180 天，企业版为无限期，永远不应进入工作流程的内容可以使用 sl_whiteout 和 notranslate 类排除。

这些控制措施背后的合规记录已公布：自 2018 年以来符合 GDPR 安全和隐私标准，自 2013 年以来持续保持 SOC 2 认证，符合 ISO/IEC 27001 和 ISO/IEC 42001:2023（适用于 AI 管理系统），自 2013 年以来符合 HIPAA 标准，自 2012 年以来符合 PCI DSS 1 级标准，亚马逊网络服务上的翻译管理系统符合 HITRUST e1 标准，并通过了欧盟-美国数据隐私框架及其英国扩展和瑞士-美国 DPF（作为第五章传输机制）的认证。

相关问题

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